Access

Ich arbeite viel mit Microsoft Access. Vieles kann man sich nach seinen eigenen Wünschen gestalten. Dank des enthaltenen VBA-Editors kann man die Arbeitsschritte dynamisch aufeinander abstimmen und so einen den Arbeitstag erleichtern. Voraussetzung ist natürlich, dass sich die Datenquelle nicht verändert. Es muss trotz aller Automatisierung das Ergebnis kritisch begutachtet werden. So kann man aber die Zeit zur Prüfung einsetzen und nicht für Copy&Paste beziehungsweise manuellen Anpassungen um überhaupt zu einem Ergebnis zu kommen. Auch kann man mit VBA zwischen den Office-Produkten kommunizieren. Zum Beispiel in Access eine Erfassungsmaske für Personendaten einrichtet. Mit den einzelnen Datensätze automatisch eine Briefvorlage/Rechnung/etc... füllen. Das Dokument an einem bestimmten Ort zur Archivierung speichern. Je nach ausgewählten Parametern das Dokument ausdrucken oder als Anhang in eine Email einfügen. Diese natürlich bereits mit Empfänger, Betreff und Emailtext automatisch generieren... alles aus Access heraus. Vielleicht auch noch einen Erinnerungstermin oder eine Aufgabe in Outlook setzen, damit die Aufgabe nicht untergeht.Dies ist aber schon ganz großes Kino! Hier werde ich mich aber mit diesen Themen beschäftigen.

Alle sich wiederholende Arbeitsschritte schreien förmlich nach einer Automatisierung.
Dabei sollte aber für Notfälle auch eine manuelle Anpassung bzw. Bearbeitung der Arbeitsschritte möglich sein. Theoretisch ...

Emails generieren
EmailGenerator:

Word Dokumente erzeugen und füllen
Wie immer gibt es mehrere Wege zum Ziel

Outlook Termine setzen

Outlook Aufgaben generieren

HTML Berichte und Diagramme in Access generieren
In einer meiner Zeitschriften habe ich darüber einen Bericht gelesen.

EmailGenerator

Im EmailGenerator ist eine Vorlagenmaske enthalten. Hier kann man also den/die Empänger, Betreff und Email-Text eingeben. In einem weiteren Feld können die gewünschten Anlagen eingetragen werden.

Im Hauptmenü können die Vorlage und noch weitere Parameter für die Email ausgewählt werden.
Weiterhin werden bestimmte Daten in der Email automatisch aktualisiert.

Der Monat und das Datum in der Vorlage werden bei jeder Generierung einer Email überprüft und ggf. angepasst.
Der Hinweis "Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Vertraulich" soll noch hervorheben, dass diese Information nur für einen begrenzten Personenkreis gedacht ist.

Es gibt zwei bis drei Möglichkeiten diese Aufgabe zu lösen. Für mich war es wichtig, dass das Logo mit im Email-Text enthalten ist. Dies konnte ich nur lösen, indem das Logo als versteckte Anlage mit gemailt wird! Sobald weitere Anlagen enthalten sind sollte dies zu keiner Irritation beim Empfänger führen. Hat die generierte Email aber keine Anlagen... dann zeigt die Outlook-Übersicht eine Email mit Anlage an. Nach dem öffnen ist aber keine Anlage enthalten
Hier kommt es vermutlich auf die Empfänger an. Bekannten kann man das noch kurz erläutern.

Fazit:
Wenn man für eine Aufgabe gleich mehrere Emails versenden möchte, dann ist der EmailGenerator eine arbeitserleichternde Maßnahme. Da sich im Regelfall nur ein paar Daten in der Email ändern, werden diese Daten in der Vorlage durch einen Platzhalter ersetzt. Bei der Generierung der Emails werden dann in diesen Platzhaltern aktuelle Daten angezeigt.

Bei der Namensgebung von Dateien beginne ich gerne mit dem Tagesdatum der Dateierstellung (z.B.: 20180518_). Auch hier wird immer die aktuellste Variante der Anlage ermittelt und in die Email eingefügt.

Ich muss nun nicht mehr die letzte gesendete Email öffnen und die Betreffzeile bzw. den Emailtext anpassen. Wie schnell ist mal eine zu ändernde Information überlesen... nicht mehr die alten Anlagen entfernen und die neuen Anlagen hinzufügen... Für mich ist dies eine erhebliche Erleichterung